Nếu bạn là người dùng Microsoft Excel, sẽ không mất nhiều thời gian trước khi bạn có nhiều sổ làm việc (workbook) khác nhau với đầy đủ các bảng tính quan trọng. Điều gì xảy ra khi bạn cần kết hợp nhiều sổ làm việc này với nhau để tất cả các trang tính ở cùng một nơi?

Đôi khi, Excel có thể là một thách thức vì nó rất mạnh mẽ. Bạn biết rằng những gì bạn muốn làm là có thể làm được, nhưng bạn có thể không biết làm thế nào để hoàn thành nó. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số kỹ thuật bạn có thể sử dụng để kết hợp nhiều trang tính Excel thành một.

Khi bạn cần kết hợp nhiều trang tính Excel, không sao chép và dán dữ liệu từ mỗi trang tính theo cách thủ công. Có nhiều phím tắt mà bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian trong việc kết hợp các sổ làm việc và tôi sẽ chỉ cho bạn phím tắt nào phù hợp với từng tình huống.

1. Cách Di chuyển & Sao chép Trang tính (Move & Copy Sheets) bằng phương pháp đơn giản nhất

Phương pháp dễ nhất để hợp nhất các bảng tính Excel là chỉ cần lấy toàn bộ trang tính và sao chép nó từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác.

Để thực hiện việc này, hãy bắt đầu bằng cách mở cả hai cửa sổ làm việc Excel. Sau đó, chuyển sang sổ làm việc mà bạn muốn sao chép nhiều trang từ đó.

Bây giờ, giữ Control (hoặc Command trên Mac) trên bàn phím của bạn và nhấp vào tất cả các trang tính mà bạn muốn sao chép vào một sổ làm việc riêng biệt. Bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn làm điều này, các tab sẽ hiển thị như được đánh dấu.

Bây giờ, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Move or Copy từ menu.

Move or Copy Sheet Excel - Hướng dẫn kết hợp nhiều trang tính Excel thành một
Control + Click (hoặc Command + Click) vào tất cả các trang tính mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép giữa các sổ làm việc, sau đó nhấp chuột phải và chọn Move or Copy.

Trên cửa sổ Move or Copy, điều đầu tiên bạn muốn làm là chọn sổ làm việc mà bạn muốn di chuyển các trang tính đến. Chọn tên của tệp từ menu thả xuống “To book.

move-or-copy-popup
Trên cửa sổ Move or Copy, chọn sổ làm việc mà bạn muốn sao chép hoặc di chuyển các trang tính của mình vào và đảm bảo rằng bạn tích chọn “Create a copy” nếu bạn không muốn di chuyển tất cả các trang tính.

Ngoài ra, bạn có thể chọn vị trí các trang tính được đặt trong sổ làm việc mới theo trình tự. Các Before sheet điều khiển trình đơn nơi tuần tự trong bảng tính bảng sẽ được chèn vào. Bạn luôn có thể chọn (move to end) và sắp xếp lại thứ tự các trang sau đó nếu cần.

Sheets put together Excel
Hai trang tính bạn đã chọn từ một sổ làm việc riêng biệt được sao chép vào sổ làm việc chính.

Cuối cùng, tùy tích chọn vào ô Create a copy, thao tác này sẽ sao chép các trang tính và tạo một bản sao riêng biệt của chúng trong sổ làm việc mà bạn đang di chuyển các trang tính tới. Sau khi nhấn chọn OK, bạn sẽ thấy rằng các trang tính mà bạn đã sao chép nằm trong sổ làm việc kết hợp.

Cách tiếp cận này có một vài nhược điểm. Nếu bạn tiếp tục làm việc với hai tập tin riêng biệt, chúng không thể “đồng bộ hóa”. Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với sổ làm việc ban đầu mà bạn đã sao chép các trang tính from, chúng sẽ không tự động cập nhật trong sổ làm việc kết hợp.

2. Chuẩn bị sử dụng các công cụ lấy & chuyển đổi dữ liệu (Use Get & Transform Data) để kết hợp các trang tính

Excel có một bộ công cụ cực kỳ mạnh mẽ thường được gọi là PowerQuery.Bắt đầu từ Microsoft Excel 2016, bộ tính năng này đã được đổi tên thành Get & Transform Data.

Như tên cho thấy, đây là một bộ công cụ giúp bạn kết hợp dữ liệu từ các sổ làm việc (workbook) khác nhau và hợp nhất nó thành một sổ làm việc.

Data Get & Transform Excel
Trong Excel 2016 dành hoặc phiên bản Office365 của Microsoft, bạn sẽ tìm thấy tính năng này trên tab Data trong tùy chọn “Get & Transform”.

Tính năng này chỉ dành riêng cho Excel dành cho Windows. Bạn sẽ không tìm thấy nó trong các phiên bản trên hệ điều hành MacOS hoặc trong phiên bản trình duyệt web của ứng dụng Microsoft.

Trước khi bạn bắt đầu: Kiểm tra dữ liệu

Phần quan trọng nhất của quá trình này là kiểm tra dữ liệu của bạn trước khi bạn bắt đầu kết hợp nó. Các tệp cần có cùng một thiết lập cho cấu trúc dữ liệu, với các cột giống nhau. Bạn không thể dễ dàng kết hợp bảng tính bốn cột và bảng tính năm cột, vì Excel sẽ không biết vị trí đặt dữ liệu.

Compare data sets Excel
Trước khi bạn cố gắng kết hợp dữ liệu với tính năng “Get & Transform”, bạn phải thực sự đảm bảo rằng dữ liệu có cùng cấu trúc, với các cột giống nhau trong mỗi sổ làm việc mà bạn đang kết hợp.

Thông thường, bạn sẽ thấy mình cần kết hợp các bảng tính khi tải xuống dữ liệu từ hệ thống. Trong trường hợp đó, sẽ dễ dàng hơn nhiều để đảm bảo hệ thống bạn đang tải xuống dữ liệu được định cấu hình để tải xuống dữ liệu trong các cột giống nhau mỗi lần.

Trước khi tải xuống dữ liệu từ một dịch vụ như Google Analytics, tôi luôn đảm bảo rằng tôi đang tải xuống cùng một định dạng báo cáo mỗi lần. Điều này đảm bảo rằng tôi có thể dễ dàng làm việc và kết hợp nhiều bảng tính với nhau.

Cho dù bạn đang lấy dữ liệu từ một hệ thống như Google Analytics, MailChimp hay ERP như SAP hoặc Oracle cung cấp năng lực cho các công ty lớn, thì cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian là đảm bảo rằng bạn đang tải xuống dữ liệu ở một định dạng chung.

Bây giờ chúng ta đã kiểm tra dữ liệu của mình, đã đến lúc tìm hiểu cách kết hợp các trang tính Excel.

3. Cách kết hợp các trang tính Excel trong một thư mục nhiều tập tin

Khi bạn có hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm tập tin, việc mở từng tập tin một để kết hợp chúng là không khả thi. Với kỹ thuật này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng chục giờ làm việc cho một dự án.

Một lần nữa, điều quan trọng là dữ liệu phải ở cùng một định dạng. Để bắt đầu, nó sẽ giúp đặt tất cả các tập tin trong cùng một thư mục để Microsoft Excel có thể dễ dàng theo dõi thư mục này để hiểu các thay đổi.

combine folder of files Excel
Đảm bảo rằng bạn đã đặt tất cả các tệp Excel của mình trong cùng một thư mục, sau đó chọn “New Query > From File > From Folder” trên ruy-băng của Excel.

Bước 1. Trỏ Excel vào thư mục chứ tập tin

Trên cửa sổ bật lên, bạn sẽ muốn chỉ định một đường dẫn đến thư mục chứa các sổ làm việc (workbook)Excel của bạn.

folder path excel
Đặt đường dẫn thư mục đến thư mục có các tập tin bạn muốn kết hợp.

Bạn có thể duyệt đến đường dẫn đó hoặc chỉ cần dán đường dẫn đến thư mục có sổ làm việc của bạn.

Bước 2. Xác nhận danh sách các tập tin

Sau khi bạn hiển thị Excel nơi các sổ làm việc được lưu trữ, một cửa sổ mới sẽ bật lên hiển thị danh sách các tập tin bạn đã thiết lập để kết hợp. Hiện tại, bạn chỉ thấy siêu dữ liệu về các tập tin chứ không phải dữ liệu bên trong nó.

list of files to combine excel
Cửa sổ này chỉ hiển thị các tệp sẽ được kết hợp với truy vấn của bạn.

Cửa sổ này chỉ hiển thị các tệp sẽ được kết hợp với truy vấn của bạn. Bạn sẽ thấy tên tập tin,  phân loại và ngày tháng được truy cập và sửa đổi. Nếu bạn thấy thiếu tập tin trong danh sách này, hãy xác nhận rằng tất cả các tập tin đều nằm trong thư mục và thử lại quá trình. Để chuyển sang bước tiếp theo, hãy click chọn Edit.

Bước 3. Xác nhận sự kết hợp (Combine)

Menu tiếp theo giúp xác nhận dữ liệu bên trong tệp của bạn. Vì chúng tôi đã kiểm tra rằng dữ liệu có cấu trúc giống nhau trong nhiều tệp của chúng tôi, chúng tôi chỉ cần nhấp vào OK ở bước này.

confirm combine files excel
Đây là bước kiểm tra để đảm bảo rằng các tập tin của bạn có cùng cấu trúc, vì vậy chỉ cần nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4. Cách kết hợp các trang tính Excel với một cú nhấp chuột

Bây giờ, một cửa sổ mới hiện ra với danh sách các tập tin mà bạn đã thiết lập để kết hợp. Ở giai đoạn này, bạn vẫn thấy siêu dữ liệu về các tập tin và bây giờ là dữ liệu chính. Để giải quyết vấn đề đó, hãy nhấp vào mũi tên kép sổ xuống ở góc trên bên phải của cột đầu tiên.

click to combine excel
Nhấp vào mũi tên kép thả xuống trong cột đầu tiên để tải dữ liệu nguồn từ mỗi tệp.

Bây giờ, bạn sẽ thấy dữ liệu thực tế từ bên trong các tệp được kết hợp thành một nơi.

query editor combined excel
Khi bạn kết hợp dữ liệu của mình, bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu được kết hợp thành một tập tin và tên tập tin gốc hiển thị trong cột đầu tiên.

Cuộn qua dữ liệu để xác nhận rằng tất cả các hàng của bạn đều ở đó. Lưu ý rằng thay đổi duy nhất so với dữ liệu ban đầu của bạn là filename (tên tập tin) của mỗi tập tin nguồn nằm trong cột đầu tiên.

Bước 5. Đóng và tải dữ liệu (Close and Lode)

Về cơ bản chúng ta đã hoàn thành việc kết hợp các bảng tính Excel của mình. Dữ liệu hiện đang ở trong Trình soạn thảo truy vấn (Query Editor), vì vậy chúng tôi cần gửi dữ liệu trở lại (send it back) Excel thông thường để có thể làm việc với nó.

Nhấp vào Close & Load ở góc trên bên phải. Bạn sẽ thấy dữ liệu đã hoàn thành trong một bảng tính Excel thông thường, sẵn sàng để xem xét và làm việc với chúng.

combined data set excel
Khi bạn nhấp vào Close & Load, bạn sẽ thấy tất cả dữ liệu từ các tập tin gốc được kết hợp thành một trang tính.

Hãy tưởng tượng sử dụng tính năng này để cuộn nhiều tập tin từ các thành viên khác nhau trong nhóm của bạn. Chọn một thư mục mà bạn sẽ lưu trữ từng tập tin, sau đó kết hợp chúng thành một tập tin liên kết với tính năng này chỉ trong vài phút.

Trong hướng dẫn này, bạn đã học được một số kỹ thuật về cách kết hợp nhiều trang tính Excel thành một. Khi bạn có nhiều file cần ghép lại với nhau, sử dụng một trong những cách trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để có thể quay lại công việc trong tầm tay!

Video hướng dẫn

5/5 (3 Reviews)
Bài trướcTổng hợp những từ viết tắt trên Facebook mới nhất
Bài tiếp theoCách chèn hình ảnh vào Excel